Cet article fait suite à mon précédent article de blog concernant mon projet professionnel : une course à obstacles.
Il concerne un point majeur de l'organisation de ce type d'événement, à savoir, le repérage sur le terrain.
Pour vous remettre dans le contexte, cette course aura lieu le 25 juin prochain au stade municipale de Lipsheim pour sa première édition.
Lors de ce repérage, deux prestataires potentiels pour une location d'obstacles étaient présents.
Méthodologie
Avant le repérage
En amont, j'ai préparé ce rendez-vous en plusieurs étapes :
- Fixer une date et un objectif avec mon tuteur et chef de projet.
- Soliciter la présence des membres du comité de pilotage du projet.
- Informer les prestataires du lieu et de la date de la rencontre puis confirmer le tout.
- Editer un document recensant les points à éclaircir sur place.
- Gérer la logistique pour le jour du rendez-vous :
- Autorisation du club de Foot de Lipsheim pour occuper leurs locaux.
- Moyen de locomotion pour effectuer le repérage. (vélos, 4x4)
- Préparation des dossiers regroupant les documents importants
Chaque dossier comprend (dans l'ordre de gauche à droite) :
- Le plan avec l'emplacement des obstacles.
- Le plan SSS. (sécurité, secours, signaleurs)
- L'affiche de la course.
- La fiche projet détaillant l'ensemble des point capitaux de l'événement.
- Les devis des prestataires préalablement envoyés.
Pendant le repérage
Une fois sur les lieux, le rendez-vous s'est orchestré en 4 parties :
- Entretien avec un représentant du Football Club de Lipsheim pour organiser notre collaboration le 25 juin.
- Repérage sur le terrain suivit d'un entretien avec le premier prestataire.
- Repérage sur le terrain suivit d'un entretien avec le deuxième prestataire.
- Collecte des informations parcours et village édité au préalable : photos, tests et mesures.
Lors d'un repérage les points essentiels à souligner sont :
- L'emplacement des obstacles
- La faisabilité de l'obstacle
- Les dimensions du terrain
- Les contraintes naturelles
- Prise de photos
L'entretien qui suit, quant à lui, sert de débriefing et est favorable aux prises de décisions sur :
- Le prix
- Les conditions
- Les partenariats
Starter Pack nécessaire pour un bon repérage :
Le dossier de l'événement
De la rubalise
Un décamètre
Des lunettes de soleil et un parapluie (car on est en Alsace)
Appareil numérique pour immortaliser les moindres détails (GoPro, Smartphone, Appareil Photo)
Une bouteille d'eau
Quelques stickers pour distribuer aux partenaires
+ un bon VTT que je n'ai malheureusement pas réussi à mettre sur la photo.
Après le repérage
Une fois retourné aux bureaux de l'office des sports, c'est l'heure de dresser le bilan dans un compte rendu concis que l'on envoie aux membres du comité de pilotage.
Dans ce compte rendu on retrouve, différents éléments :
- Les décisions prises lors du repérage.
- Les questions qui on été posées, ainsi que leurs réponses.
- Les points à traiter dans un ordre de plus important au moins important.
- Les contacts pris lors des entretiens avec les partenaires
Extrait du reportage photos le jour du repérage
HATT Thomas