Dans le cadre d'une campagne de communication efficace pour notre nouvel événement : L'Xtrem Country Race, une course à obstacles, nous avons tenu un stand de promotion de cette manifestation.
Préparation et mise en place
La phase de préparation est celle qui nécessite le plus de temps. En effet, bon nombre de choses sont à prévoir pour travailler dans des bonnes conditions le jour de l'événement. De plus, il faut travailler en collaboration et tenir informés plusieurs partie prenantes de l'événement.
Nous avons suivi plusieurs étapes, à savoir :
a) Modalités d'inscriptions et documents administratifs :
- Prise de contact avec les responsables de l'événement
- Traitement et envoi des documents administratifs demandés
- Création d'une fiche projet
- Choix du stand : 201
- Communication interne de l'événement
- Paiement
b) Achat et préparation du matériel :
- Location d'un véhicule
- Achat du bois nécessaire à la construction de l'obstacle
- Confection de l'obstacle sur 3 jours
- Élaboration d'une convention de partenariat avec le magasin Fiesta République pour le prêt de deux costumes
C) Mise en place :
- Rapatriement du matériel sur le stand
- Mise en place obstacle
- Décoration stand (paille, plan, photo, affiche, flyers)
Le stand : avant et après
Vendredi :
- Rapatriement du matériel dans le stand
- Finalisation obstacle.
Samedi :
- Mise en place et décoration du stand
- Mise en place et décoration de l'obstacle
Animation et information
Sur le stand nous avons proposé différentes activités :
- jeux concours obstacle :
L'animation consister à franchir un mur en bois de 2,50m de haut le plus rapidement possible.
-> Récompenses : 1 dossard pour le meilleur homme, la meilleure femme et le meilleur enfant.
Le record du weekend à été établit par un homme qui à passé l'obstacle en 1,8 sec. (voir vidéo ci-dessous)
- Information et distribution de flyers devant le stand.
- Distribution de goodies partenaires aux enfants ou aux parents.
N'hésitez pas à cliquer sur la capture d'écran pour voire la vidéo
Rangement et suivi
Une fois ce long week-end terminé, il nous restait certaines tâches de suivi à exécuter :
- Le démontage de l'obstacle
- Le rangement et le nettoyage du stand
- La création des bons pour les dossards gagnants
- L'appel des gagnants pour les informer sur la suite des événements et les modalités d'inscriptions
- Le débriefing de l'ensemble de l'équipe sur les + et les - dans le but de relever les axes d'amélioration du stand pour l'année prochaine
Pour vous inscrire cliquez sur la photo ci-contre et remplissez le formulaire en ligne !
HATT Thomas